8 maneras de gestionar equipos remotos de forma más efectiva

Sería correcto decir que deberías gestionar a tus colaboradores remotos de la misma manera que a los presenciales, ¿no? La realidad es que no es así.

La situación de los colaboradores remotos es diferente, y por ello, necesitarás un enfoque distinto para ayudarlos a prosperar y desarrollarse.

En la mayoría de los casos, deberás trabajar más duro en las bases de tu liderazgo y gestión (por ejemplo: deberás ser aún más proactivo para dar retroalimentación), además de hacer algunos ajustes especiales que faciliten el trabajo a distancia. A continuación, te detallamos algunos de ellos:


 

1. Mantenga conversaciones con sus colaboradores remotos, desde el inicio y en forma continua, sobre cuándo deben y no deben actuar sin su participación

Los colaboradores remotos a menudo sufren retrasos en el cumplimiento de sus responsabilidades cuando buscan su opinión como líder.

Ellos no tienen la oportunidad de cruzarse con usted en un corredor, interrumpirlo entre reuniones, ni pasar por su escritorio para obtener una aprobación rápida. Y si se encuentra en zonas horarias completamente diferentes, la mitad de un día de trabajo (o más) podría evaporarse antes de que incluso tenga la oportunidad de enterarse de la situación.

 

Si insiste en que sus colaboradores a distancia esperen por su intervención en todo momento, corre el riesgo de matar su productividad. Por otro lado, si les otorga “vía libre” para que avancen en el abordaje de la situación, podrían enfocarse inadvertidamente en una solución errónea.

Para evitar estos posibles inconvenientes, plantee de manera proactiva algunos “escenarios posibles” que podrían encontrarse sus colaboradores remotos:

 

  • Qué debería ocurrir al responder a una solicitud de un cliente que requiere hacer una excepción a la política organizacional

  • Cómo avanzar cuando un error requiere una solución rápida sin tiempo para su revisión.

Evalúe y retroalimente a cada colaborador remoto sobre las competencias y la auto-confianza que tienen para manejar este tipo de situaciones.

Sea directo sobre cuál será el nivel de involucramiento que va a tener en esas situaciones (por ejemplo: "Por favor, continúa y publica estos artículos en el blog si yo no te hablo al respecto antes de esta fecha límite”).

 

Finalmente, llegue a un acuerdo sobre el nivel de autonomía que ambos consideran razonable.

2. Bloquee proactivamente tiempo de su agenda para estar más accesible a sus colaboradores remotos

La mayoría de los jefes o gerentes están tan ocupados que apenas tienen tiempo para darse cuenta cuando algo sucede con un miembro del equipo que se encuentra a unos pocos escritorios de distancia (Por ejemplo: “Juan está más callado que de costumbre”, “María se queja mucho con sus compañeros”), esto ocurre mucho más cuando se trata de un colaborador remoto que, por definición, es menos visible.

 

Desafortunadamente, hay más posibilidades de que no vea ni escuche sobre los desafíos de sus colaboradores remotos hasta que se conviertan en problemas reales.

¿La solución? No solo le diga a sus colaboradores: "Estoy aquí si me necesitas". Bloquee disponibilidad de su agenda para verdaderamente estar allí para ellos y explica por qué lo hace. Naturalmente, si están en una zona horaria diferente, esto puede significar que deba estar disponible en un momento que no sea el más conveniente para usted.

 

Algunos ejemplos sobre cómo podría hacerlo: 

  • Genere reuniones 1-a-1 de mayor duración con sus colaboradores remotos. Agregue 15 minutos adicionales o más para ayudar a compensar la falta de intercambio espontáneo de noticias y conversaciones que ocurren cuando las personas comparten el mismo espacio.

  • Redistribuya las reuniones 1-a-1 en múltiples sesiones. Por ejemplo, programe dos reuniones de 30 minutos a la semana en lugar de una única reunión de 60 minutos. De esta forma habrá menos tiempo entre las charlas y una oportunidad adicional de abordar los problemas o desafíos.

  • Establezca horarios exclusivamente “en línea” para todo el equipo. Hacer esto ayuda a garantizar que sus colaboradores presenciales no tengan prioridad simplemente porque pueden acercarse a su escritorio. Podría comenzar con un chat o un mensaje: "Estoy aquí para video llamadas durante los próximos 30 minutos. ¿Hay algo de lo que quieras hablar y no pueda esperar hasta nuestra próxima reunión?" Si nadie responde, siempre puede retornar a hacer otras tareas.

3. Asigne específicamente un poco del tiempo de las sesiones 1-a-1 para charlar informalmente con miembros remotos del equipo

¿Acaso charlar informalmente no es una pérdida de “valioso tiempo"? La respuesta es… Solo si se excede.

Por otro lado, si lo omite por completo, se estaría perdiendo una gran oportunidad para establecer una buena relación y confianza bidireccional con sus colaboradores remotos y demostrarles que no los ve simplemente como “máquinas de trabajo”.

Además, las pequeñas conversaciones pueden proporcionar un mejor acceso al estado emocional de sus colaboradores remotos, por ejemplo, si se sienten aislados o agotados.

Planee dedicar al menos los primeros cinco minutos de su sesión 1-a-1 con cada colaborador remoto para conocer algo nuevo sobre él o ella. Con el tiempo, establecerá algunos tópicos de referencia: sus pasatiempos, personas importantes en su vida, noticias, preferencias deportivas, fines de semana, etc.

 

Asegúrese también de compartir algo de información sobre usted mismo, pues no desearía que sus colaboradores a distancia se sientan como si estuvieran siendo interrogados.

4. Revise más de una vez las decisiones que ha hecho acerca de “delegar": ¿Le da a sus colaboradores remotos suficientes tareas importantes? 

La investigación sugiere que, generalmente de forma inconsciente, los jefes y gerentes tienden a dar a los colaboradores remotos tareas más pequeñas y menos importantes, independientemente de su productividad e idoneidad para el trabajo.

Dado que los miembros del equipo presencial están físicamente más cerca, tal vez parezcan la opción más obvia o conveniente para un trabajo importante. Si sucumbe a esta tendencia, tarea tras tarea, no solo detendrá el desarrollo de sus colaboradores remotos, sino también el rendimiento de todo su equipo, especialmente si un colaborador a distancia está mejor preparado para hacer el trabajo. 

Acostúmbrese a comparar la importancia, la complejidad y el alcance de las tareas que planea delegar a cada miembro del equipo. Si otorga los proyectos más grandes a los miembros del equipo presencial en función de otras situaciones que hayan funcionado en el pasado, o si no tiene demasiado tiempo para pensar mucho en la delegación, considere: ¿estoy haciendo lo que es más fácil o lo que es mejor?

5. Compense los comentarios escasos y poco profundos que reciben la mayoría de los colaboradores remotos

La logística de comunicación puede hacer que las conversaciones de retroalimentación con colaboradores a distancia sean más fáciles de posponer, especialmente cuando se trata de retroalimentación correctiva o de reforzamiento; una actividad que muchos jefes y gerentes temen y demoran por mucho tiempo, incluso con los miembros del equipo presencial.

Adicionalmente, debe tener en cuenta que los colaboradores remotos pierden pistas sutiles de retroalimentación como el lenguaje corporal. Por ejemplo, un miembro del equipo presencial puede detectar tus brazos cruzados u otro lenguaje corporal cerrado como una señal de que le preocupa la idea que está proponiendo. No es así con un miembro del equipo remoto (no, definitivamente los emojis, gifs o stickers, no pueden sustituir esto).

En función de estas barreras incorporadas a la cantidad y el tipo de retroalimentación que reciben sus colaboradores remotos, en todos los casos, debe hacer un esfuerzo más consciente para proporcionarles una amplia retroalimentación. Dedique de 5 a 15 minutos de cada una de las sesiones 1-a-1 con sus colaboradores remotos a brindar comentarios cuidadosamente considerados.

También puede establecer una cuota para la cantidad de veces que envía comentarios a cada reporte directo, para garantizar que los colaboradores remotos obtengan su parte justa (o incluso considere aumentar la cuota para los miembros de su equipo a distancia para asegurarse de satisfacer sus necesidades).

6. Solicita con frecuencia la opinión de tus colaboradores remotos durante las reuniones virtuales

Las reuniones de alta calidad a menudo tienen discusiones de ida y vuelta, ideas que se alimentan entre sí y la energía de la participación total del grupo. Pregúntese: ¿los miembros de mi equipo remoto están contribuyendo activamente a la creatividad y al progreso de todo el equipo? ¿O son solo una cara en la pantalla y una voz invisible en el altavoz, luchando por saltar a la conversación? 

Para asegurarse de que los colaboradores remotos tengan suficiente tiempo al aire, puede asignarlos para que dirijan una parte de la agenda de la reunión o utilizar técnicas de facilitación para silenciar a otros participantes (“¡Buena idea Pablo! Me gustaría asegurarme de que el resto del equipo que participa de forma remota tenga la oportunidad para evaluar el proyecto ahora") y solicite la participación de los miembros del equipo remoto ("Emilia, no hemos escuchado mucho de ti hoy. ¿Qué piensas sobre el proyecto?").

7. Ayude a sus colaboradores remotos a enfrentar y superar las desventajas del desarrollo profesional a distancia

Sus colaboradores remotos no están ahí para conversaciones de coaching improvisadas. No pueden obtener consejos escuchando al mejor vendedor del equipo cerrar ofertas en el cubículo de al lado. Y no pueden hojear el libro de desarrollo profesional que dejó en el comedor.

Si bien todos son, en cierta medida, responsables de su propio desarrollo, eso no significa que las desventajas que enfrentan los colaboradores remotos sean únicamente un problema de ellos. A menos que sea el único jefe o gerente en el mundo que no quiere un equipo mejor y más inteligente, esas desventajas también son su propio problema.

 

Comience diciendo la verdad a los colaboradores remotos: ser remoto puede ponerlos en una desventaja de desarrollo profesional.

Ambos, jefe y colaborador necesitarán trabajar más para asegurarse de que tengan amplias oportunidades de aprendizaje.

 

Por su parte, podría:

  • Buscar entretejer la retroalimentación enfocada en el desarrollo con las interacciones diarias y hacer ajustes a cada colaborador remoto cuando sea necesario. 

  • Combínar a los colaboradores remotos con un colega más experimentado que esté interesado en compartir sus conocimientos para proyectos de trabajo o incluso sesiones virtuales de tutoría.

  • Compartir información sobre capacitaciones, conferencias o cualquier oportunidad de desarrollo interno que, por el motivo que sea, no se promueven de forma remota.

  • Sugerir y apoyar en la búsqueda de oportunidades de aprendizaje en línea que no dependan de su presencia física en las instalaciones de la empresa.

  • Generar redes de conocimiento y relacionamiento (networking) y compartir lecciones de su propia carrera cuando sea relevante y potencialmente útil para ellos.

8. Haga que los colaboradores remotos sean más visibles para el resto de la organización

En un estudio, un grupo de economistas de Stanford descubrió que los trabajadores remotos en un centro de atención telefónica eran un 50% menos propensos a ser promovidos que los miembros del equipo presencial, a pesar del hecho de que eran un 13% más productivos (y deseaban ser promovidos tanto como sus compañeros).

¿Podría estar contribuyendo a esta triste estadística dejando que el trabajo duro y las aspiraciones de los colaboradores remotos no sean reconocidas? Si es así, no solo les está haciendo un mal. También está perjudicando a su organización (desperdiciar el talento es terrible) e incluso a usted mismo (un sólido historial de gestión de colaboradores remotos exitosos le hará verse atractivo para el creciente número de empresas remotas que año a año ingresan al mercado). 

Cuando un colaborador remoto encuentra una solución diferente, propone una nueva idea, o simplemente le impresiona, infórmele a su propio gerente o al Director de la organización y, dependiendo del logro, tal vez incluso a todo el equipo o departamento. Asegúrese de poner el logro de la persona en contexto para recordar a aquellos que no interactúan regularmente con su colaborador remoto de su valor para la compañía: "Quiero asegurarme de que Patricia obtenga el reconocimiento que merece, dado que ella trabaja remotamente, sus contribuciones no siempre son tan visibles. Creo que deberíamos considerarla para darle responsabilidades más importantes cuando llegue el momento". 

Y si las promociones para los colaboradores a distancia son poco frecuentes o no son factibles en su organización (tal vez por razones logísticas o políticas), asegúrese de aclarar eso por adelantado con sus colaboradores remotos cuando los entreviste por primera vez y luego repítalo durante las conversaciones de desarrollo de carrera y desempeño.

Sí desea conocer más herramientas y cómo aplicarlas en su organización puede inscribirse a nuestros próximos eventos.